„Proszę czekać na linii” odchodzi do lamusa. Bydgoskie Centrum Onkologii zmienia zasady w rejestracji

Nieodebrane połączenie to często nie tylko utracona rejestracja, ale także wydłużony czas oczekiwania pacjenta na pomoc. W polskich szpitalach i przychodniach telefony dzwonią nieprzerwanie, a personel rejestracji każdego dnia mierzy się z setkami pytań dotyczących wizyt, terminów i dokumentacji. EasyCall rozwija rozwiązania, które pomagają placówkom medycznym usprawnić obsługę połączeń, odciążyć rejestrację i zapewnić pacjentom szybszy kontakt z placówką. Z takiego rozwiązania korzysta m.in. Centrum Onkologii im. prof. Franciszka Łukaszczyka w Bydgoszczy, gdzie voicebot wspiera obsługę telefoniczną pacjentów.

Telefon do rejestracji szpitala nie musi oznaczać długiego oczekiwania

Tradycyjny model, w którym jedna osoba próbuje jednocześnie obsługiwać pacjentów na miejscu i odbierać dzwoniące telefony, od dawna nie zdaje egzaminu. Pacjenci mówią, że “linie są wiecznie zajęte”, a frustracja narasta po obu stronach słuchawki. Placówki medyczne widzą już, że bez technologicznego odciążenia przepracowanych rejestratorek, kontakt z przychodnią zawsze będzie drogą przez mękę.

Odpowiedzią na te ciągle zajęte linie stają się wirtualni asystenci w szpitalach. To inteligentne oprogramowanie, które od razu odbiera połączenia i na bieżąco segreguje sprawy pacjentów.

Polska firma technologiczna EasyCall rozwija rozwiązania typu voicebot medyczny, które wspierają obsługę pacjenta przez telefon, przejmując najbardziej powtarzalne rozmowy i pozostawiając pracownikom rejestracji więcej czasu na indywidualny kontakt.

– W wielu placówkach medycznych problem nie polega na braku pacjentów, lecz na niewykorzystanych terminach. Automatyzacja pierwszej linii kontaktu pozwala ograniczyć to zjawisko, ponieważ nasz voicebot kontaktuje się z pacjentem i umożliwia szybkie potwierdzenie lub odwołanie wizyty. Mówimy tu o obsłudze pacjentów, którzy dzwonią do szpitala w Bydgoszczy w prostych tematach. Dzięki temu kontakt w sprawie porady będzie prowadzony empatycznie i z pełnym zaangażowaniem rejestratora medycznego – mówi Leszek Moszczyński, COO w EasyCall.

Centrum Onkologii w Bydgoszczy dołącza do placówek wykorzystujących voicebot medyczny

Do centrum onkologii dzwonią nierzadko pacjenci, którym właśnie kruszy się dotychczasowy obraz kolejnych lat życia w zdrowiu. To często najbliżsi osoby chorej. Placówka nadal chce świadczyć usługi na najwyższym poziomie, zaczynając budowanie poczucia bezpieczeństwa już od pierwszego kontaktu telefonicznego.

To właśnie dlatego Centrum Onkologii im. prof. Franciszka Łukaszczyka w Bydgoszczy zdecydowało się wykorzystać voicebot w rejestracji medycznej jako wsparcie tej niezwykle wrażliwej komunikacji.

Taka wirtualna recepcja medyczna wchodzi do gry tam, gdzie kończą się moce przerobowe tradycyjnej infolinii. Zastosowanie tego rozwiązania w bydgoskiej placówce medycznej pozwala na:

• jednoczesną obsługę wielu połączeń telefonicznych bez sygnału zajętości w słuchawce,
• przekazywanie pacjentom podstawowych informacji organizacyjnych o pracy szpitala,
• skuteczne przypominanie o zbliżających się terminach badań i zabiegów,
• płynne wsparcie procesu, jakim jest umawianie wizyt lekarskich, dzięki integracji z systemem placówki.

Dzięki temu część spraw może zostać załatwiona już podczas pierwszego kontaktu telefonicznego. Coraz więcej szpitali traktuje automatyzację nie jako zastępstwo dla pracowników rejestracji, lecz jako sposób na uporządkowanie całego procesu. To szczególnie istotne w jednostkach onkologicznych, które każdego dnia obsługują ogromną liczbę telefonów.

Cyfrowa rejestracja staje się elementem organizacji nowoczesnych placówek

Osoby zarządzające szpitalami doskonale widzą, że wdrożenie technologii głosowych to dziś jedyna logiczna odpowiedź na coraz dłuższą kolejkę pacjentów i braki kadrowe w rejestracjach.

Voicebot od EasyCall może przyjmować zgłoszenia dotyczące zmiany terminów czy udzielać podstawowych informacji przez całą dobę. Z perspektywy pacjenta oznacza to łatwiejszy kontakt ze szpitalem, a dla rejestracji możliwość wyjścia z permanentnie dzwoniącego telefonu i skupienia się na pacjentach stojących przy okienku.

Nikogo już nie dziwi, że automatyzacja rejestracji pacjentów powoli staje się normą. Dla dużych szpitali to jedyny sposób, by zapanować nad chaosem, a dla dzwoniących – gwarancja, że po drugiej stronie w końcu przestanie pikać sygnał zajętości.