Prowadzenie działalności gospodarczej – czy to jednoosobowej firmy, czy małego przedsiębiorstwa – wiąże się ze sporą liczbą obowiązków. Kontrolowanie przychodzących maili ofertowych, pytań od klientów i kontrahentów, odpowiadanie na listy urzędowe oraz dotrzymywanie terminów formalności podatkowych. Ponadto istnieje wiele innych przykładów obciążeń, z jakimi zmagają się przedsiębiorcy z sektora MSP.
Dodatkowe informacje: Informacje dodatkowe dostępne są na stronie https://wirtualne-biura.com - katalogu z firmami oferującymi tego rodzaju rozwiązanie dla poszczególnych miast.
Wirtualne biuro odpowiedzią na zmiany
Podobnie jak w innych dziedzinach również i małe biznesy się zmieniają. Pojawiają się rozwiązania technologiczne ułatwiające ich funkcjonowanie. Można dzisiaj zatrudnić wirtualną asystentkę, z którą jedyny kontakt będzie się miało poprzez maile, a ona mimo to załatwi bieżące sprawy, a nawet więcej. Można również skorzystać z usług wirtualnego biura, które udostępnia własny adres w celu zarejestrowania biznesu.
Przed kilku laty wprowadzono zapis o konieczności posiadania prawa do lokalu, w którym znajduje się siedziba firmy. Zrodziło to problemy różnorodnej natury – od konieczności wynajmowania lokalu użytkowego od rodziców po spisywanie dodatkowych umów z najemcami dotychczasowych mieszkań. Jednak bardziej restrykcyjne regulacje oznaczają również większą popularność nowoczesnych rozwiązań z dziedziny biznesu, a tym właśnie są zdalnie zarządzane biura i pracujący wyłącznie przez Internet asystentki.
Czym zajmują się wirtualne biura?
Oferta, jaką prezentując firmy z tej branży, różni się w zależności od miasta (zob. np. wirtualne biuro Łódź), jak i samego przedsiębiorstwa. Może to być po prostu użyczenie adresu do rejestracji firmy i odbieranie korespondencji urzędowej, może to być również rozszerzony pakiet usług obejmujących opiekę nad klientem, przygotowanie konferencji, czy pełne prowadzenie biura.
Wirtualne biura proponują szerokie pakiety usług:
- od przyjmowanie telefonów,
- odbierania i skanowania listów,
- wynajem sal konferencyjnych i przestrzeni biurowej,
- kompleksowa obsługa klienta.
Ceny wahają się w zależności od miasta i elementów wchodzących w skład pakietu. Może to być od 50 zł do ponad 300 zł miesięcznie. Jest to jednak duża wygoda, na którą decydują się zarówno mikroprzedsiębiorstwa, freelancerzy, jak i duże spółki, a niekiedy nawet firmy zagraniczne, otwierające oddział w Polsce.
Kiedy najlepiej zdecydować się usługi wirtualnego biura?
Jeżeli nie można sobie pozwolić na samodzielny wynajem lokalu, z jakiś względów jest to utrudnione, a konieczna jest rejestracja działalności (dotąd funkcjonującej jako działalności nierejestrowa). Można także wybrać taką opcję w przypadku chęci otworzenia oddziału w innym mieście, prowadzenia sklepu internetowego, jest się wolnym strzelcem, który nie ma czasu na administracyjne formalności w swoim napiętym grafiku.
To także możliwość dla zagranicznych firm, które korzystają z wirtualnego biura, aby obniżyć koszty prowadzenia działalności – zwłaszcza, kiedy filia jest nowa, a rynek wciąż niepewny. Kompleksowa organizacja spotkań z klientami, przygotowanie konferencji od strony technicznej i wynajęcie lokalu, zaproszenie i opieka nad gośćmi – wszystkie ta możliwości są atrakcyjną propozycją dla zagranicznych przedsiębiorców.
Coraz więcej osób korzysta z pomocy wirtualnego biura. Jest to rozwiązanie wygodne, legalne i korzystne cenowo, w porównaniu z alternatywą. W niektórych przypadkach można nawet znaleźć biuro, które oferuje prowadzenie ksiąg rachunkowych. Ta wszechstronności sprawdza się od wielu lat na świecie, a ostatnimi czasy również w Polsce zyskuje pozytywną renomę.
