Bydgoszcz ponownie nagrodzona za innowacyjny projekt robotyzacji dokumentów

Bydgoski robot do zarządzania dokumentami związanymi z energią elektryczną znowu został doceniony na arenie krajowej i międzynarodowej. Innowacyjne rozwiązanie, wdrożone przez Urząd Miasta, zdobywa kolejne nagrody i inspiruje inne polskie miasta do podobnych działań.

1. Trzecia nagroda dla Bydgoszczy za robotyzację zarządzania dokumentami.
2. Warszawa i Wrocław zainteresowane wdrożeniem podobnych rozwiązań.
3. Projekt Robotyzacja procesu pozyskiwania, dystrybucji i archiwizacji dokumentów” doceniony w konkursie Innowacyjny Samorząd”.
4. Bydgoski robot kosztował 133 tys. zł i został sfinansowany z budżetu miasta.

W 2021 roku Bydgoszcz zautomatyzowała zarządzanie dokumentami za energię elektryczną, co już po raz trzeci zostało nagrodzone. Najnowsze wyróżnienie to nagroda w konkursie Innowacyjny Samorząd, organizowanym przez Serwis Samorządowy PAP. Projekt ten został wcześniej doceniony w 2022 roku podczas targów Smart City Expo Poland oraz w 2023 roku, kiedy miasto zdobyło tytuł Lidera Transformacji Energetycznej.

Robot wdrożony przez Urząd Miasta Bydgoszczy, zajmuje się m.in. pozyskiwaniem, dystrybucją i archiwizacją dokumentów związanych z energią elektryczną. Jak mówi Tomasz Bońdos, koordynator Zespołu ds. Zarządzania Energią: Z uwagi na ciągle zwiększającą się ilość zadań wykonywanych przez Miasto, opracowany i wdrożony został program pozwalający na bezobsługowe pobieranie, dystrybucję oraz archiwizację dokumentów dot. płatności za media. Aplikacja pozwala na pozyskiwanie danych źródłowych, sczytanie ich z dokumentu oraz ich analizę oraz wysyłkę do właściwej jednostki. Wdrożone przez miasto rozwiązanie jest jedyną działającą, autorską aplikacją w Polsce. Robot, z którego korzysta m.in. Zespół ds. Zarządzania Energią w Bydgoszczy będzie miał swoich braci bliźniaków w innych dużych miastach w Polsce. Zainteresowanie tym rozwiązaniem wyraziłaWarszawa i Wrocław. Cieszę się, że przy wsparciu IT udało nam się zrealizować projekt, który stanowi wzór dla innych miast.”

Warto podkreślić, że bydgoski system był również prezentowany na międzynarodowych konferencjach w Pradze i Berlinie, co podkreśla jego innowacyjność i znaczenie na szerszą skalę. Cały proces wdrażania robota, który kosztował 133 tys. zł i był sfinansowany z budżetu miasta, rozpoczął się w październiku 2020 roku. Przygotowanie systemu zajęło miesiąc, a implementacja składała się z czterech etapów: pozyskiwania dokumentów źródłowych, pobrania danych i ich analizy, dystrybucji plików oraz ich archiwizacji.

Robotyzacja procesów administracyjnych w bydgoskim urzędzie miasta to nie nowość. Pierwsze tego typu rozwiązanie wdrożono już w 2019 roku, kiedy to robot zajął się działaniami windykacyjnymi. Od tego czasu technologia RPA (Robotic Process Automation) jest z powodzeniem stosowana w różnych wydziałach, takich jak Wydział Windykacji czy Wydział Gospodarki Odpadami. Najnowszy robot jest odpowiedzialny za dokumentację związaną z gospodarowaniem odpadami komunalnymi.

Konkurs Innowacyjny Samorząd” ma na celu promowanie kreatywnych rozwiązań w administracji samorządowej oraz inspirowanie innych jednostek do podejmowania innowacyjnych działań. Bydgoszcz swoim przykładem pokazuje, że automatyzacja procesów administracyjnych nie tylko usprawnia pracę urzędu, ale także przynosi wymierne korzyści i uznanie na arenie krajowej oraz międzynarodowej.

Opierając się na: UM Bydgoszcz